گام‌به‌گام: از آماده‌سازی تا ارسال اظهارنامه در سامانه سامح

گام ۱ — آماده‌سازی مدارک و اطلاعات پایه (چک‌لیست اولیه)

قبل از ورود به سامانه، مدارک و اطلاعات زیر را آماده کنید تا پروسه سریع‌تر و بدون خطا انجام شود:

• مشخصات کامل مالک / مدیر / متصدی (نام، کد ملی، شماره تماس).
• کپی کارت ملی و در صورت نیاز پروانه کسب یا مستند مالکیت/اجاره‌نامه محل.
• نشانی دقیق محل و در صورت امکان مختصات جغرافیایی یا عکس از محل (بعضی استعلام‌ها نیاز به تصویر دارند).
• اطلاعات مربوط به نوع فعالیت صنفی و فرآیندهای مرتبط با تولید/عرضه/خدمات (مثلاً کاربری آشپزخانه، انبار، سرویس بهداشتی، منابع آب).
• در صورتی که از مشاور یا دفتر خدمات سلامت استفاده می‌کنید: مشخصات و مجوز
• راهنمای رسمی سامانه و دستورالعمل‌های اجرایی وزارت بهداشت این مدارک را به‌عنوان مدارک معمول مورد اشاره قرار داده‌اند؛ داشتن این مدارک از ابتدا از بروز تأخیر جلوگیری می‌کند

گام ۲ — ورود به سامانه و ثبت نام (مالک/متصدی یا مشاور)

1. به نشانی رسمی سامانه مراجعه کنید (سامانه «سامح» وزارت بهداشت
2. اگر حساب کاربری ندارید، روی «ثبت‌نام» یا «ثبت‌نام متقاضی» کلیک کنید و نقش مناسب را انتخاب نمایید: «صاحب/متصدی کسب‌وکار»، «مشاور/دفاتر خدمات سلامت» یا «متقاضی صلاحیت بهداشتی».
3. اطلاعات پایه و مدارک هویتی را بارگذاری و ثبت کنید. در برخی موارد لازم است کد احراز از اداره مربوطه یا مرکز بهداشت دریافت و در سامانه وارد شود (بسته به نوع ثبت).

گام ۳ — انتخاب فرم/اظهارنامه مناسب برای صنف شما

سامانه بر اساس نوع فعالیت (فهرست صنوف و اماکن) چک‌لیست‌ها و فرم‌های اختصاصی دارد.

• پس از ورود، «ثبت اظهارنامه بهداشتی» یا «درخواست خودکنترلی / خوداظهاری» را انتخاب کنید و صنف مربوطه را از لیست انتخاب نمایید.
• چک‌لیست‌های اختصاصی برای هر صنف از پیش تدوین شده و باید براساس آن‌ها پاسخ داده و مستندات لازم را بارگذاری کنید.

گام ۴ — تکمیل خودکنترلی در محل (اجرای عملیاتی پیش از ثبت)

پیش از تکمیل فرم در سامانه، واحد صنفی باید ضوابط بهداشتی مدون صنف را اجرا کند (کنترل کارکنان، شرایط محیطی، ذخیره و نگهداری مواد، تجهیزات، بهداشت فردی و غیره). مطابق دستورالعمل‌ها، استفاده از خدمات دانش‌آموختگان بهداشت محیط یا مشاورین مورد تأکید است—بخش خصوصی (دفاتر خدمات سلامت یا مشاوران تاییدشده) می‌تواند در انجام خودکنترلی و مستندسازی کمک کند.

گام ۵ — پر کردن اظهارنامه و بارگذاری مستندات در سامانه

1. فرم اینترنتی را به دقت پر کنید: پاسخ‌ها معمولاً شامل بله/خیر یا انتخاب گزینه و در مواردی توضیح مختصر است.
2. اسناد پشتیبان (عکس محل، کارت واکسیناسیون کارکنان در صورت مطالبه، نتایج آزمون‌های آب/مواد، پروانه کسب، قرارداد با مشاور و غیره) را آپلود نمایید.
3. در صورت استفاده از کد تأیید کارگاه/امکنه (که برخی مشاوران یا مراکز سلامت صادر می‌کنند)، آن را وارد و ثبت کنید تا کارگاه در سامانه تأیید شود. راهنماهای آموزشی سامانه، روش واردکردن کد تأیید و تصویری از صفحه مربوطه را شرح داده‌اند.

گام ۶ — ارسال اظهارنامه و دریافت رسید/شماره پیگیری

پس از تکمیل اطلاعات و مستندات، «ارسال اظهارنامه» را بزنید. سامانه معمولاً یک شماره پیگیری یا رسید الکترونیکی صادر می‌کند که باید نگهداری شود. این شماره برای پیگیری نتیجه بررسی یا ممیزی بعدی لازم است.

گام ۷ — بررسی سامانه‌ای و/یا بازدید میدانی از سوی مرکز بهداشت

• وزارت بهداشت یا مرکز بهداشت منطقه ممکن است اظهارنامه و مدارک ارسالی را بررسی سامانه‌ای و در صورت نیاز، ممیزی یا بازدید میدانی (بازرس بهداشت محیط) انجام دهد.
• در صورتی که اظهارنامه با واقعیت منطبق باشد، وضعیت واحد «تأیید» شده و در پرونده سامانه ثبت می‌گردد؛ در صورت عدم انطباق، مرکز بهداشت پیگیری و در صورت لزوم اقدامات قانونی یا اصلاحی اعلام می‌شود.