به گزارش بازرگانی خبرگزاری مهر، خانه‌بان سامانه‌ای تحت وب برای مدیریت شارژ و امور مالی ساختمان است. مدیر ساختمان می‌تواند در این سامانه برای واحدها صورتحساب صادر کند، بدهی و پرداخت هر واحد را پیگیری کند و هزینه‌های مشترک را همراه با رسید ثبت کند. ساکنان نیز می‌توانند صورتحساب و سابقه پرداخت مربوط به واحد خود را ببینند و رسید پرداخت را برای بررسی بفرستند. امکانات پایه خانه‌بان رایگان است.

در یک ساختمان مسکونی، کار مالی ماهانه با اعلام شارژ شروع می‌شود و تا بررسی رسیدها، ثبت هزینه‌ها و ارائه گزارش به ساکنان ادامه پیدا می‌کند. اگر صورتحساب‌ها در یک فایل باشند، رسیدها در پیام‌رسان بمانند و فاکتورهای تعمیرات در پوشه‌ای جدا نگهداری شوند، حتی پاسخ به یک سؤال ساده درباره بدهی یک واحد ممکن است به مرور چند منبع نیاز داشته باشد. خانه‌بان این سوابق را در حساب ساختمان در دسترس مدیر قرار می‌دهد تا بتواند هنگام پیگیری هر موضوع، به اطلاعات همان واحد یا همان دوره مراجعه کند.

صدور صورتحساب شارژ برای هر دوره

مدیر می‌تواند ابتدا اطلاعات ساختمان و واحدها را ثبت کند، سیاست شارژ ساختمان را تعریف کند و برای دوره موردنظر صورتحساب صادر کند. پس از صدور، مدیر می‌تواند وضعیت بدهی و پرداخت واحدها را دنبال کند و ساکن نیز صورتحساب مربوط به واحد خودش را ببیند. برای مثال، اگر ساکنی درباره مبلغی در حسابش سؤال کند، مدیر می‌تواند بررسی کند که صورتحساب مربوط به کدام دوره است و چه پرداخت‌هایی برای همان واحد ثبت شده‌اند.

در ساختمان‌هایی که بخشی از واحدها اجاره داده شده‌اند، نگهداری جداگانه اطلاعات مالک و ساکن هم کاربرد دارد. وقتی مستأجر یک واحد تغییر می‌کند، مدیر می‌تواند اطلاعات ساکن جدید را جدا از اطلاعات مالک ثبت کند. این تفکیک برای پیگیری‌های روزمره هم مفید است. برای نمونه، مدیر می‌تواند درباره یک رسید با ساکنی که آن را فرستاده تماس بگیرد و در موضوعی که به مالک مربوط است، شماره مالک را پیدا کند. جزئیات صدور صورتحساب و مدیریت اطلاعات واحدها در صفحه امکانات نرم‌افزار مدیریت ساختمان خانه‌بان آمده است.

بررسی رسید پرداخت از نگاه مدیر و ساکن

فرض کنید مدیر یک مجتمع مسکونی صورتحساب شارژ آبان را صادر کرده است. ساکن واحد چهار پس از کارت‌به‌کارت، تصویر رسید را در حساب واحدش می‌فرستد. مدیر می‌تواند رسید ثبت‌شده برای همان واحد را باز کند، آن را بررسی کند و نتیجه را در سامانه ثبت کند. تا پیش از تأیید، پرداخت در وضعیت «در انتظار بررسی» می‌ماند. ساکن هم می‌تواند بعداً به حساب واحدش مراجعه کند و نتیجه بررسی را ببیند.

این تفاوت در پایان ماه اهمیت پیدا می‌کند. ممکن است یک واحد رسید فرستاده باشد، اما مدیر هنوز فرصت بررسی آن را پیدا نکرده باشد. اگر مدیر قصد دارد وضعیت وصول شارژ را مرور کند، باید بتواند چنین مواردی را از پرداخت‌های تأییدشده تشخیص دهد. نگهداری وضعیت بررسی در کنار پرداخت، پیگیری این موارد را آسان‌تر می‌کند. در صورت پرداخت نقدی یا کارت‌به‌کارتی که مدیر خودش ثبت می‌کند، امکان ورود دستی پرداخت نیز وجود دارد.

برای ساکنان، دسترسی به حساب واحد به این معناست که هنگام نیاز می‌توانند دوباره صورتحساب، بدهی یا سابقه پرداخت مجاز خود را ببینند. برای مدیر هم مزیت این است که هنگام پاسخ‌دادن به یک سؤال، می‌تواند گفت‌وگو را از روی سابقه ثبت‌شده همان واحد پیش ببرد. اگر رسید نیاز به بررسی بیشتری داشته باشد، مشخص است که موضوع به کدام پرداخت و کدام واحد مربوط می‌شود.

ثبت هزینه‌های مشترک همراه با سند

در همان ماه فرض کنید آسانسور مجتمع سرویس می‌شود. مدیر فاکتور را دریافت می‌کند و می‌تواند مبلغ سرویس را در دسته هزینه مربوط ثبت کند و تصویر فاکتور را به آن پیوست کند. اگر در جلسه ساختمان درباره هزینه سرویس سؤال شود، مدیر می‌تواند به مبلغ و سند همان هزینه مراجعه کند. این روش برای مخارج دیگری مثل نظافت، سرویس پمپ آب و تعمیر بخش‌های مشترک نیز کاربرد دارد.

دسته‌بندی هزینه‌ها زمانی مفیدتر است که مدیر بخواهد اطلاعات یک دوره را مرور کند. برای مثال، در ماهی که هم هزینه نظافت ثبت شده و هم هزینه تعمیر یک تجهیز مشترک، مدیر می‌تواند موضوع هر مبلغ را در سابقه ساختمان پیدا کند. ثبت سند همراه با هزینه هم کمک می‌کند اگر چند هفته بعد لازم شد مبلغی بررسی شود، فاکتور آن از همان مسیر در دسترس باشد. ساختمان می‌تواند هزینه‌های جاری و سرمایه‌ای خود را با دسته‌بندی مربوط ثبت کند.

مرور گزارش مالی پیش از جلسه ساختمان

پیش از جلسه پایان ماه، مدیر می‌تواند بازه گزارش را انتخاب کند و وضعیت مالی ساختمان را داخل سامانه ببیند. در مثال شارژ آبان، مدیر می‌تواند هزینه سرویس آسانسور را در سوابق هزینه‌ها پیدا کند، وضعیت پرداخت‌های تأییدشده را مرور کند و برای رسیدهای بررسی‌نشده به حساب واحدهای مربوط برگردد. این مرور کمک می‌کند مدیر بداند برای پاسخ به هر سؤال باید به گزارش دوره، سند هزینه یا سابقه یک واحد مراجعه کند.

مشاهده گزارش مالی در سامانه رایگان است. اگر ساختمان برای بایگانی یا ارائه گزارش به فایل Excel یا PDF نیاز داشته باشد، می‌تواند افزونه خروجی فایل را تهیه کند. مدیر گزارش ساختمان را در محیط مدیریتی می‌بیند و ساکن به اطلاعات مجاز واحد خودش دسترسی دارد. بنابراین هرکدام می‌توانند از مسیر متناسب با نقششان، وضعیت مالی مربوط به خود را پیگیری کنند.

امکانات پایه رایگان و افزونه‌های اختیاری

صدور صورتحساب شارژ، ثبت هزینه، پیگیری بدهی، ثبت و بررسی پرداخت و مشاهده گزارش مالی در امکانات پایه خانه‌بان قرار دارند. استفاده رایگان از این امکانات محدود به دوره آزمایشی نیست. مدیر می‌تواند ابتدا اطلاعات واحدها را ثبت کند و حساب یک دوره شارژ را در سامانه پیش ببرد. این کار به او فرصت می‌دهد روند صدور شارژ، بررسی رسید و مرور گزارش را با روال واقعی ساختمان خودش بسنجد.

نیاز ساختمان‌ها به امکانات تکمیلی متفاوت است. برای نمونه، اگر اعضای هیئت‌مدیره در بررسی پرداخت‌ها مشارکت دارند، افزونه هیئت‌مدیره امکان همکاری با دسترسی متناسب با نقش اعضا را فراهم می‌کند. گفت‌وگوی درون سامانه و دریافت خروجی Excel و PDF نیز افزونه‌های جداگانه‌اند. اعتبار پیامک ساختمان هم در صورت نیاز جداگانه تهیه می‌شود. مدیر می‌تواند بر اساس شیوه اداره ساختمان تصمیم بگیرد کدام گزینه برایش کاربرد دارد. جزئیات هر گزینه در صفحه تعرفه‌ها و افزونه‌های خانه‌بان آمده است.

شروع مدیریت ساختمان با یک دوره شارژ

خانه‌بان از طریق مرورگر موبایل یا کامپیوتر در دسترس است. مدیر با شماره موبایل و کد یک‌بارمصرف وارد حسابش می‌شود و می‌تواند کار را با ثبت اطلاعات ساختمان و واحدها آغاز کند. پس از آماده‌شدن فهرست واحدها، قدم بعدی تعریف دوره شارژ و صدور صورتحساب‌های همان دوره است.

اگر مدیریت ساختمان را بر عهده دارید، می‌توانید دوره بعد شارژ را برای شروع انتخاب کنید. ابتدا واحدها را ثبت و صورتحساب‌ها را صادر کنید. در طول ماه، رسیدهای پرداخت را بررسی کنید و هزینه‌های مشترک را همراه با سند ثبت کنید. در پایان دوره نیز گزارش همان بازه را مرور کنید و مواردی را که هنوز به پیگیری نیاز دارند مشخص کنید. با این روش، برای پاسخ به سؤال‌های مالی ساکنان یک سابقه مشخص از صورتحساب‌ها، پرداخت‌ها و هزینه‌های همان دوره خواهید داشت. شروع رایگان مدیریت ساختمان با خانه‌بان

این مطلب، یک خبر آگهی بوده و خبرگزاری مهر در محتوای آن هیچ نظری ندارد.