به گزارش بازرگانی خبرگزاری مهر، روزهای پایانی ماه در بسیاری از شرکت‌ها با یک پرسش تکراری همراه است: آیا حقوق همه کارکنان درست محاسبه شده است؟ کارشناس منابع انسانی اطلاعات حضور و غیاب را آماده می‌کند، واحد مالی مزایا و کسورات را بررسی می‌کند و پس از محاسبه حقوق، نوبت تهیه فیش‌ها، فایل پرداخت بانکی و گزارش‌های بیمه و مالیات می‌رسد. کافی است تغییر قرارداد یک نفر یا قسط وام کارمندی در یکی از فایل‌ها ثبت نشده باشد تا اختلافی در محاسبات ایجاد شود.

این مسئله در سازمان‌هایی که قراردادهای ساعتی، کارمزدی و پروژه‌ای را در کنار حقوق ثابت دارند، جدی‌تر است. راهکار صرفاً سریع‌تر وارد کردن اطلاعات نیست؛ باید از ابتدا مشخص باشد هر رقم با چه قاعده‌ای محاسبه می‌شود و چگونه به گزارش‌های قانونی و اسناد مالی می‌رسد. استفاده از نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد پارمیس استار برای سامان‌دهی همین زنجیره طراحی شده است.

فرمول‌های حقوقی باید با شرایط کارکنان سازگار باشند

محاسبه اضافه‌کاری، مزایا و کسورات برای همه کارکنان الزاماً یکسان نیست. ممکن است یک شرکت برای نیروهای ثابت، ساعتی و پروژه‌ای روش‌های متفاوتی داشته باشد یا پرداخت بخشی از مزایا به کارکرد و شرایط قرارداد وابسته باشد. در چنین وضعیتی، استفاده از یک فرمول ثابت یا اصلاح دستی ارقام در پایان ماه احتمال خطا را افزایش می‌دهد.

پارمیس استار امکان تعریف آیتم‌های حقوقی و فرمول‌های پویا را فراهم می‌کند. برای یک آیتم می‌توان متناسب با نوع استخدام یا شرایط پرداخت، فرمول‌های متفاوت تعیین کرد. اطلاعات قراردادها، احکام کارگزینی و سوابق پرسنلی نیز در سیستم نگهداری می‌شوند تا تغییرات مؤثر بر حقوق قابل پیگیری باشند. وام‌ها، مساعده‌ها و اقساط کارکنان هم می‌توانند طبق اطلاعات ثبت‌شده در محاسبات لحاظ شوند.

از کارکرد روزانه تا فیش حقوقی

یکی از منشأهای رایج مغایرت، انتقال دستی ساعت کار، غیبت، تأخیر، مرخصی و اضافه‌کاری از سامانه حضور و غیاب به فایل محاسبه حقوق است. وقتی اطلاعات چند بار وارد شوند، حتی جابه‌جایی یک عدد می‌تواند مبلغ نهایی را تغییر دهد.

در پارمیس استار امکان دریافت اطلاعات کارکرد از فایل Excel یا دستگاه‌های حضور و غیاب سازگار وجود دارد. داده‌های دریافت‌شده در محاسبات حقوق و کسورات به کار می‌روند و پس از کنترل نتایج، فیش حقوقی به‌صورت تکی یا گروهی صادر می‌شود. قالب فیش نیز قابل تنظیم است. این روش وقت کارشناسان را از ورود مجدد داده‌ها به سمت بررسی استثناها و کنترل محاسبات می‌برد.

بیمه و مالیات؛ محاسبه یکسان، خروجی قابل کنترل

تهیه فهرست بیمه و مالیات حقوق صرفاً استخراج نام کارکنان و مبلغ دریافتی نیست. تشخیص اقلام مشمول، اعمال قواعد محاسبه و تطبیق ارقام با فیش حقوقی اهمیت دارد. اگر قواعد محاسباتی در چند فایل جداگانه تعریف شده باشند، اختلاف میان مبلغ فیش و گزارش قانونی دور از انتظار نیست.

زیرسیستم حقوق و دستمزد پارمیس استار امکان محاسبه بیمه و مالیات براساس جداول و قواعد تعریف‌شده و تهیه خروجی‌های مرتبط با سازمان تأمین اجتماعی و سازمان امور مالیاتی را دارد. برای سازمان‌های دارای چند کارگاه نیز می‌توان لیست‌های تفکیکی تهیه کرد. با این حال، نرم‌افزار حذف قطعی خطا یا انطباق خودکار با هر تغییر قانونی را تضمین نمی‌کند؛ به‌روزبودن تنظیمات، تعیین صحیح اقلام مشمول و بازبینی خروجی‌ها همچنان ضروری است.

پرداخت گروهی و مدیریت چند شعبه

پس از تأیید حقوق، تهیه فیش و فایل پرداخت برای تعداد زیادی از کارکنان نباید به ورود دوباره شماره حساب و مبلغ در یک فایل مستقل وابسته باشد. پارمیس استار امکان تهیه فایل پرداخت گروهی متناسب با قالب بانکی موردنیاز و صدور گروهی فیش‌ها را فراهم می‌کند.

در شرکت‌های چندشعبه‌ای و پروژه‌محور، موضوع دیگری هم مطرح است: هزینه نیروی انسانی مربوط به کدام بخش سازمان است؟ در این سیستم می‌توان گزارش‌ها را به تفکیک کارگاه، شعبه، پروژه یا مرکز هزینه بررسی کرد. این تفکیک برای مدیر مالی اهمیت دارد؛ زیرا مجموع پرداختی کارکنان به‌تنهایی نشان نمی‌دهد هر پروژه یا شعبه چه سهمی از هزینه حقوق داشته است.

اتصال حقوق و دستمزد به حسابداری چه تغییری ایجاد می‌کند؟

حتی اگر حقوق کارکنان درست محاسبه شده باشد، انتقال دستی خلاصه حقوق، بیمه، مالیات و سایر کسورات به حسابداری می‌تواند منشأ مغایرت تازه‌ای باشد. حسابدار ناچار می‌شود ارقام محاسبه‌شده را دوباره ثبت کند و سپس آن‌ها را با خروجی حقوق تطبیق دهد.

پارمیس استار امکان صدور گروهی اسناد حسابداری حقوق و دستمزد را در ارتباط با ساختار حساب‌ها و مراکز هزینه فراهم می‌کند. بنابراین محاسبه حقوق و ثبت آثار مالی آن از دو فرآیند بی‌ارتباط به یک مسیر قابل پیگیری تبدیل می‌شوند. این زیرسیستم بخشی از مجموعه مالی و مدیریتی پارمیس استار است که ساختار آن درhttps://www.parmisit.com/products/parmis-star-erp-solution/ معرفی شده است.

دسترسی کنترل‌شده و گزارش‌های قابل استفاده

اطلاعات حقوق و قرارداد کارکنان محرمانه‌اند. تعریف سطوح دسترسی کمک می‌کند هر کاربر فقط اطلاعات متناسب با مسئولیت خود را ببیند. در پارمیس استار امکان نگهداری اسناد و مدارک پرسنلی و دریافت گزارش‌ها در قالب‌هایی مانند Excel، PDF و Word نیز وجود دارد.

مدیران می‌توانند هزینه‌های حقوق، مزایا و اضافه‌کاری را به تفکیک بخش‌ها و دوره‌های زمانی بررسی کنند. ارتباط این اطلاعات با نرم افزار حسابداری کمک می‌کند هزینه‌های پرسنلی در کنار سایر اطلاعات مالی سازمان تحلیل شوند، نه در گزارشی جدا از حساب‌های شرکت.

هدف فقط صدور سریع‌تر فیش نیست

یک سیستم حقوق و دستمزد مناسب باید از تعریف قرارداد و قواعد پرداخت تا دریافت کارکرد، محاسبه کسورات، تهیه فیش، گزارش‌های قانونی و سند حسابداری، مسیر مشخصی داشته باشد. پارمیس استار با فرمول‌های قابل تنظیم، پردازش گروهی و ارتباط مستقیم با حسابداری می‌تواند حجم ورود تکراری اطلاعات و احتمال مغایرت را کاهش دهد.

البته دقت نتیجه همچنان به صحت اطلاعات کارکنان و کنترل مقررات و تنظیمات بستگی دارد. برای ارزیابی عملی نرم‌افزار، بهتر است در جلسه دمو چند سناریوی واقعی شرکت، مانند تغییر حکم، محاسبه اضافه‌کاری و تهیه لیست بیمه و مالیات، از ابتدا تا صدور سند حسابداری بررسی شود.

این مطلب، یک خبر آگهی بوده و خبرگزاری مهر در محتوای آن هیچ نظری ندارد.