فرض کنید در شلوغ ترین ساعت کاری فروشگاه، نرم افزار حسابداری شما هنگام ثبت فاکتور با خطا روبه رو شود یا گزارش موجودی کالا اعداد درستی نشان ندهد. در چنین شرایطی داشتن امکانات متنوع به تنهایی کافی نیست. شما به پشتیبانی نیاز دارید که بتواند مشکل را بررسی کند و راه حل مناسبی ارائه دهد. البته این مسائل برای کسب و کارهاست و اگر شما نیازهای محدود برای مدیرت وضعیت مالی شخصی خود دارید باید یک نرم افزار حسابداری شخصی که ترجیحا رو موبایل نصب میشود تهیه کنید.

چرا پشتیبانی نرم افزار حسابداری برای کسب و کارها مهم است؟

بخش زیادی از اطلاعات مالی کسب و کار شما در نرم افزار حسابداری ثبت می شود. از فاکتورهای خرید و فروش گرفته تا موجودی انبار، بدهی مشتریان و گزارش های مالی. اگر هنگام کار با این اطلاعات مشکلی پیش بیاید، ممکن است ثبت عملیات روزانه با تاخیر مواجه شود.

برای مثال اگر موجودی ثبت شده یک کالا با تعداد واقعی آن تفاوت داشته باشد، باید بتوانید علت مغایرت را پیدا کنید. گاهی مشکل به ثبت اشتباه اطلاعات مربوط است و گاهی کاربر روش درست استفاده از برنامه را نمی داند.

در این شرایط پشتیبانی مناسب به شما کمک می کند علت مشکل را سریع تر شناسایی کنید و بدانید برای اصلاح آن چه کاری باید انجام دهید. البته مسئولیت کنترل صحت اسناد و اطلاعات مالی همچنان بر عهده کسب و کار است.

پشتیبانی نرم افزار حسابداری معمولا شامل چه خدماتی می شود؟

خدمات پشتیبانی بسته به شرکت ارائه دهنده و نسخه نرم افزار متفاوت است. بعضی شرکت ها تنها مشکلات فنی را بررسی می کنند و برخی دیگر آموزش و راهنمایی کاربران را هم در برنامه خدمات خود دارند.

رفع خطا و راهنمایی هنگام ثبت عملیات مالی

فرض کنید هنگام ثبت دریافت وجه از مشتری نمی دانید چطور پرداخت را به فاکتور مربوط کنید. تیم پشتیبانی باید بتواند مراحل صحیح استفاده از برنامه را توضیح دهد.

البته راهنمایی برای کار با نرم افزار با ارائه مشاوره تخصصی حسابداری تفاوت دارد. بهتر است پیش از خرید مشخص کنید کدام خدمات در تعهد شرکت قرار می گیرند.

نصب، آموزش، به روزرسانی و بازیابی اطلاعات

کاربران هنگام نصب اولیه، انتقال برنامه به سیستم جدید یا استفاده از امکانات تازه هم ممکن است به راهنمایی نیاز داشته باشند.

آموزش ویدئویی، راهنمای متنی و امکان ارتباط با کارشناس می تواند یادگیری را ساده تر کند. همچنین باید مشخص باشد شرکت برای تهیه نسخه پشتیبان و بازیابی اطلاعات چه خدماتی ارائه می دهد.

توجه داشته باشید که داشتن امکان پشتیبان گیری به معنی تضمین بازیابی تمام اطلاعات نیست. سلامت فایل های پشتیبان و روش نگهداری آنها هم اهمیت دارد.

پشتیبانی خوب را با چه معیارهایی بسنجیم؟

پیش از خرید بهتر است کیفیت پشتیبانی را با معیارهای مشخص ارزیابی کنید. جدول زیر مهم ترین موارد را نشان می دهد.

پشتیبانی رایگان و پولی نرم افزار چه تفاوتی دارند؟

پشتیبانی رایگان معمولا بخشی از خدماتی است که شرکت همراه با خرید نرم افزار ارائه می دهد. البته مدت اعتبار و محدوده این خدمات در محصولات مختلف یکسان نیست.

در برخی نرم افزارها خدماتی مانند نصب اولیه، آموزش مقدماتی یا رفع خطاهای عمومی رایگان است. اما آموزش اختصاصی، مراجعه حضوری یا خدمات خارج از ساعات تعیین شده ممکن است هزینه جداگانه داشته باشد.

پولی بودن پشتیبانی لزوما به معنی کیفیت بالاتر نیست. همان طور که رایگان بودن آن هم تضمین نمی کند تمام خدمات بدون محدودیت ارائه شوند.

پیش از خرید چه سوالاتی از تیم پشتیبانی بپرسیم؟

قبل از انتخاب نهایی، بهتر است چند سوال کاربردی را مستقیما از شرکت ارائه دهنده بپرسید.

• اگر هنگام ثبت فاکتور یا گزارش گیری با خطا مواجه شوم، از چه طریقی درخواست پشتیبانی ثبت کنم؟
• آیا خدمات پشتیبانی محدودیت زمانی یا تعداد درخواست دارند؟
• در صورت تعویض کامپیوتر، برای نصب مجدد و انتقال اطلاعات راهنمایی می کنید؟
• آیا آموزش استفاده از امکانات پیشرفته هم ارائه می شود؟
• اگر فایل پشتیبان آسیب ببیند، چه خدماتی برای بررسی و بازیابی آن دارید؟
• هزینه خدماتی که شامل پشتیبانی عادی نیستند چطور محاسبه می شود؟

بهتر است پاسخ این سوالات را به صورت مکتوب دریافت کنید تا هنگام استفاده از نرم افزار درباره محدوده تعهدات ابهامی وجود نداشته باشد.

چطور پیش از انتخاب نرم افزار از کیفیت پشتیبانی مطمئن شویم؟

یکی از روش های مناسب، استفاده از نسخه آزمایشی و ارتباط واقعی با تیم پشتیبانی است. اگر امکان آزمایش برنامه وجود دارد، یک عملیات معمول مثل ثبت فاکتور، اصلاح موجودی یا تهیه گزارش فروش را انجام دهید.

سپس یک سوال درباره همان عملیات از پشتیبانی بپرسید. بررسی کنید پاسخ چقدر روشن است و آیا کارشناس می تواند شما را برای انجام صحیح مراحل راهنمایی کند.

هنگام مقایسه محصولات، دسترسی به آموزش های کاربردی و روش های ارتباط با کارشناسان را هم بررسی کنید. برای نمونه در صفحه نرم افزار حسابداری چالاک حساب می توانید با امکانات نسخه های مختلف و راهنماهای آموزشی آشنا شوید و درباره شرایط پشتیبانی نسخه موردنظر خود سوال کنید.

جمع بندی

انتخاب نرم افزار حسابداری فقط به تعداد امکانات یا قیمت خرید محدود نمی شود. اگر برنامه متناسب با نیاز کسب و کار شما باشد اما هنگام بروز مشکل نتوانید راهنمایی مناسبی دریافت کنید، مدیریت کارهای روزانه دشوارتر خواهد شد.

بهتر است پیش از خرید، محدوده خدمات، سرعت پاسخگویی، روش ارتباط، امنیت اطلاعات و هزینه پشتیبانی را بررسی کنید. در نهایت نرم افزاری انتخاب کنید که هم نیازهای مالی کسب و کارتان را پوشش دهد و هم بتوانید هنگام استفاده از آن روی خدمات مشخص و قابل ارزیابی حساب کنید.