اخبار شرکت ها - در شرایطی که بسیاری از کسب‌و‌کارها متوقف می‌شوند، عده انگشت شماری به رشد و توسعه پایدار دست پیدا می‌کنند؛ اما چگونه؟ این شرکت‌ها برای کنترل دقیق حقوق و دستمزد، بهای تمام شده، ارتقای کیفیت خدمات، کوتاه‌سازی صف مشتریان و به‌کارگیری گزارش‌های مالی حرفه‌ای، به نرم افزار حسابداری مخصوص شرکت های خدماتی ابری مهاجرت کرده‌اند.

شرکت های خدماتی موفق سیستم‌های نصبی و قدیمی را از سازمان خارج می‌سازند و از زمان و هزینه خود به بهترین شکل استفاده می‌کنند. 

7 چالش اساسی مدیریت و حسابداری شرکت خدماتی

شرکت‌های خدماتی، از سیستم‌ها و زیرسیستم‌های مدیریتی و مالی متعددی استفاده می‌کنند. این سیستم‌ها که اغلب رابط کاربری‌های قدیمی دارند، محدودیت‌های متعددی را در پیش پای مدیران قرار می‌دهند. به طور مثال، این سیستم‌ها قابلیت یکپارچه‌سازی نداشته و به دلیل ایجاد دوباره‌کاری‌های فراوان برای انتقال اطلاعات میان بخش‌های مختلف، هزینه نیروی انسانی را چند برابر می‌سازند.

سیستم‌های حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. این سیستم‌ها چند محدودیت جدی را ایجاد می‌کنند:

1.    دائما باید در محل کار حضور داشته باشید

به عنوان یک کارفرما، مدیر یا حسابدار ناچار هستید دائما در محل کار حضور داشته باشید؛ حتی اگر یک فعالیت خاص و کوچک را از یاد برده باشید، می‌بایست به محل کار بازگردید و مسئله را بررسی کنید.

استفاده از لپ تاپ نیز این مشکل را از بین نمی‌برد؛ زیرا در بهترین حالت نرم افزارهای نصبی شما را به یک اشتراک محدود می‌سازند و از این جهت ناچار خواهید بود تا برای استفاده‌های تک کاربره، یک لپ تاپ سنگین وزن را دائما حمل کنید.

2.    محاسبات به صورت دستی انجام می‌شوند

نرم افزارهای قدیمی اغلب درآمدها و هزینه‌ها را ثبت می‌کنند و از انجام محاسباتی مثل بهای تمام شده، حقوق و دستمزد، کارمزدها، پرداخت‌های ارزی و ... عاجز هستند.

این محدودیت باعث می‌شود تا حسابدار ناچار باشد بسیاری از عملیات را به صورت دستی و در محیط اکسل انجام دهد و ریسک خطای وی تا چند برابر افزایش یابد.

3.    گزارش ‌ها به روز نیستند

گزارشات دستی و اکسلی قابل اتکا نبوده و زمان زیادی را نیز می‌طلبند. این مسئله باعث می‌شود تا مدیران میانی و ارشد گزارشات به‌روزی را در اختیار نداشته باشند و در شرایط بحرانی نتوانند تصمیمات بهینه‌ای اتخاذ کنند.

اهمیت گزارشات لحظه‌ای در شرایط رکودی و در هنگامی که ارز نوسان شدیدی را تجربه می‌کند، ملموس‌تر می‌شود.

4.    محاسبه حقوق و دستمزد پیچیده است

محاسبه اشتباه حقوق و دستمزد کارکنان خدماتی، از چند جهت می‌تواند به کسب‌و‌کار لطمه وارد کند:

• پرداخت اشتباه و کسری صندوق
• پرداخت اشتباه و نارضایتی ناشی از دریافتی ناعادلانه
• جرایم مالی ناشی از عدم رعایت قانون کار

5.       مدیریت ورود و خروج کارکنان دشوار است

نرم افزارهای حسابداری خدماتی نصبی و قدیمی با تجهیزات حضوروغیاب یکپارچه نمی‌شوند. به همین دلیل حسابدار نمی‌تواند به صورت مستقیم یا از طریق فایل اکسل این اطلاعات را به سیستم حسابداری وارد کند. درنتیجه، نه تنها محاسبات مربوطه غیرقابل اتکا هستند بلکه فرهنگ‌سازی ورود و خروج به‌موقع در شرکت نیز غیرممکن می‌شود.

6.    محاسبه بهای تمام شده دشوار است

محاسبه بهای تمام شده خدمات مستلزم برآورد دقیق مصرف منابع، هزینه های مستقیم و سربار و سایر پارامترها است. مواردی مثل تخصیص دقیق حقوق و دستمزد نیروهای فنی بر اساس ساعات کار، هزینه اعزام و مأموریت، کارمزد پیمانکاران فرعی، استهلاک ابزارها و ... می‌بایست به صورت دقیق مورد آنالیز و محاسبه قرار گیرند تا بهای تمام شده به صورت دقیق محاسبه شود.

7.       اسناد حسابداری با اطلاعات بانکی مغایرت دارند

هر شرکت خدماتی برای برآورد دقیق سود و زیان و انجام تکالیف مالی و مالیاتی، می‌بایست اسناد بانکی را با اسناد حسابداری تطبیق دهد. مغایرت گیری دستی تراکنش‌های محدود، مسئله دشواری نیست؛ اما اگر شرکت موردنظر تراکنش‌های زیادی داشته باشد، این پروسه بسیار دشوارتر می‌شود.

درواقع، هرچه تعداد تراکنش‌های روزانه و ماهانه بیشتر باشد، مغایرت گیری دشوارتر و زمان‌گیرتر می‌شود. ریسک خطای محاسباتی نیز به همین موازات افزایش می‌یابد.

نرم افزار حسابداری سنتی چه نقشی در این مشکلات دارد؟

وقتی مدیر یک شرکت خدماتی، ساعت‌ها وقت خود را صرف مغایرت‌گیری دستی می‌کند یا از ترس جریمه مالیاتی خوابِ راحت ندارد، هزینه اصلی او “پول” نیست؛ بلکه “فرصت‌های رشد” است که در میان انبوه کاغذبازی‌ها گم می‌شوند. حالا زمان آن رسیده که بپرسیم: نرم افزار حسابداری آفلاین چه سهمی در این مشکلات دارد؟

نرم افزار حسابداری آفلاین از چند طریق توسعه کسب‌و‌کار را دشوار می‌کند:

• افزایش خطاهای حسابداری
• پاک شدن عمدی و سهوی داده‌های مالی
• افزایش هزینه نیروی اداری و حسابداری
• محاسبه اشتباه حقوق و دستمزد و بهای تمام شده
• عدم امکان تصمیم‌گیری بحرانی (عدم ارائه گزارش فوری)
• ایجاد محدودیت زمانی و مکانی برای مدیریت و حسابداری
• بروز مغایرت بانکی و عدم اجرای صحیح تکالیف مالیاتی

علت مهاجرت شرکت های موفق به نرم افزار حسابداری خدماتی ابری

نرم افزارهای حسابداری یک ابزار مهم برای مدیریت مجموعه‌های خدماتی هستند. از این رو، به‌روزرسانی این سیستم‌ها می‌تواند از هر جهت سودبخش باشد. برخی از مهم‌ترین مزایای بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی ابری عبارتند از:

• امنیت فوق‌العاده بالا
• امکان حسابداری از راه دور
• حسابداری در هر زمان و مکان
• حذف هزینه های سنگین سخت افزار
• دریافت گزارشات لحظه‌ای و قابل اتکا
• یکپارچه‌سازی بخش‌های مختلف سازمان
• اتصال همزمان چند کاربر بدون ایجاد هزینه سنگین
• اتوماسیون محاسبات پیچیده و کاهش خطای حسابداری

شرکت‌های خدماتی موفق با علم بر مزایای فوق، بهترین سیستم‌های حسابداری ابری را شناسایی کرده و از ابزارهای تخصصی نهایت استفاده را می‌برند.

نکات انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی ابری

برای آن که بتوانید از حداکثر مزایای سیستم‌های ابری بهره‌مند شوید، لازم است تا بهترین نسخه آن‌ها را شناسایی کنید. یک نرم افزار حسابداری خدماتی ابری حرفه‌ای و مجهز با قابلیت‌های زیر قابل شناسایی است:

آیا نرم افزار ابری دارای توجیه اقتصادی است؟

سرمایه‌گذاری بر روی برنامه حسابداری ابری از هر نظر هوشمندانه و دارای توجیه اقتصادی است. به طور مثال، یک نرم افزار مدرن از طریق اتوماسیون و تسهیل بخشیدن بخش اعظمی از محاسبات و انتقال اطلاعات میان بخش‌های مختلف، پروسه حسابداری را تسریع و تسهیل می‌‌بخشد و این به معنای صرفه‌جویی در زمان و هزینه نیروی انسانی خواهد بود.

این سیستم از چند جهت دیگر نیز برای شرکتتان سودآوری ایجاد خواهد ساخت:

1. امکان مدیریت از راه دور
2. امکان استخدام حسابدار دورکار
3. کاهش ریسک جرایم مالی و مالیاتی به علت دقت بالا
4. کاهش هزینه های خرید و نگهداری سخت افزار، سرور و ...

آیا مهاجرت به نرم افزار حسابداری ابری آسان است؟

بله، سیستم‌های حسابداری ابری به واسطه بهره‌مندی از ورودی اکسل، انتقال اطلاعات نرم افزارهای قبلی را بسیار آسان‌تر می‌کنند؛ این برنامه‌ها به واسطه ماهیت و رابط کاربری که دارند، فرآیند دریافت خدمات کانورت و استقرار را نیز بسیار آسانتر و کم‌هزینه‌تر می‌کنند.

تجربه حسابداری مدرن با نرم افزار حسابداری خدماتی ابری

اگر می‌خواهید شرکت خدماتی‌تان را به سودآوری و توسعه پایدار برسانید، می‌بایست ابتدا عوامل هزینه‌ساز پنهان را شناسایی کرده، سپس نرم افزارها و ابزارهای مدرن را با نسخه‌های قدیمی جایگزین کنید و درنهایت یک سیستم حسابداری ابری و کارآمد را انتخاب و خریداری کنید.

خوشبختانه این روزها انواع مختلفی از نرم افزارهای حسابداری ابری توسعه یافته‌اند؛ نرم افزارهایی که هرکدام از امکانات و رابط کاربری متفاوتی برخوردار هستند. شما می‌توانید با جستجوی عبارت "نرم افزار حسابداری خدماتی ابری" به چند دموی رایگان وارد شوید و بهترین گزینه ممکن را برای شرکتتان خریداری کنید.

همین امروز برای ارتقا و به‌روزرسانی سیستم‌های مدیریتی و مالی خود اقدام کنید.