به گزارش خبرگزاری اقتصادایران، هنگامی که اطلاعات مالی در پایگاه داده های جداگانه ای برای بازاریابی، تولید و خرید نگهداری می شود، تصمیم گیری تجاری در مورد سودآوری محصول بسیار مشکل می شود، زیرا در صورت استفاده از پایگاه داده چندگانه، تهیه اطلاعات مربوط به تفاوت هزینه های موجودی (مانند هزینه استاندارد در مقابل هزینه واقعی) مشکل می شود و از آنجایی که هزینه موجودی، پایه ای برای تعیین سودآوری محصول است، بنابر این تعیین سود محصول دشوار می شود.

شکل زیر ارتباط سیستم اطلاعاتی حسابداری را با محیط پیرامون نشان می دهد.

شکل ۲- ارتباط سیستم اطلاعاتی حسابداری با محیط پیرامون

همانطور که شکل نشان می دهد پاسخگویی سازمان در برابر محیط خارجی (ارتباط اطلاعاتی با محیط) صرفا از طریق مدیریت صورت می گیرد که بیشتر این اطلاعات مربوط به اطلاعات مالی است که از طریق سیستم اطلاعاتی حسابداری تامین می شود. نظام اطلاعاتی مدیریت علاوه بر سیستم اطلاعاتی حسابداری زیر مجموعه های دیگری نیز دارد که برخی از آنها عبارتند از: سیستم های اطلاعاتی تولید، بازاریابی، منابع انسانی، موجودی ها و مدیریت اجرایی سیستم اطلاعاتی حسابداری و مالی از قسمت های مختلف تشکیل شده است که در جدول ۲ شرح داده شده است.

جدول ۲- زیرسیستم های سیستم مالی

با توجه به جدول شماره (۲)، سیستم های اطلاعاتی در سطح عملیاتی، جریان های نقدی به سازمان را از طریق تعاملاتی مانند چک حقوق، پرداخت ها به فروشندگان، گزارشات اوراق بهادار و رسیدها پیگیری می کنند.
در سطح دانش، ایستگاه های کاری و ابزارهای تحلیلی برای طراحی و ترکیب صحیحی از سرمایه گذاری ها را ارائه می نمایند. آنها در سطح مدیریت، مدیریت و کنترل منابع مالی سازمان را به عهده دارند. این سیستم های اطلاعاتی به عنوان نرم افزار بهای تمام شده در سطح استراتژیک، اهداف بلندمدت سرمایه گذاری سازمان را معین می نمایند و پیش بینی های بلندمدت از کارایی مالی سازمان ارائه می نمایند.
حوزه های کاربردی سیستم های اطلاعاتی حسابداری و مالی عبارتند از: پردازش سفارش فروش؛ موجودی کالا؛ ليست حقوق؛ سیستم های بودجه بندی؛ گزارش دهی جریان نقدی؛ سیستم های بودجه بندی سرمایه ای و سیستم های تحلیل مالی.
ورود نرم افزارهای ERP به سازمان باعث تغییراتی در سیستم حسابداری و مالی می شود. مهم ترین این تغییرات عبارتند از: ایجاد یک تابع ممیزی درونی، استفاده از اندیکاتورهای عملیاتی غیر مالی، آنالیز ثمربخشی در سطح تولید و .... لازم به ذکر است که این تغییرات در واقع ناشی از مزایای اصلی ERP هستند که به عنوان انگیزه کمپانی ها برای انتخاب سیستم مذکور عمل می کند.
از جمله مزایای اجرای ERP در حوزه مالی و حسابداری می توان به تلفیق عملیات حسابداری، افزایش انعطاف پذیری در تولید اطلاعات، بهبود کیفیت گزارشات مالی، ارائه نرم افزار انبارداری پیشرفته و تصمیم گیری بر اساس اطلاعات حسابداری به موقع و قابل اعتماد اشاره کرد.
سامانه ERP ظرفیت های بالقوه بالایی را برای بهبود بودجه بندی سرمایه ای به واسطه تعیین دقیق آثار درآمدی و هزینه های طرح ها دارا می باشد و از این منظر به تنظیم دقیق بودجه سرمایه ای شرکت بر اساس اهداف بلندمدت و میان مدت کمک شایانی می نماید. از سوی دیگر این سیستم می تواند بودجه جامع شرکت ها را نیز به میزان قابل ملاحظه ای تقویت کند و در به روز نگاه داشتن آن به ویژه در بخش بودجه بندی نقدی کمک نماید. سیستم های ERP در حال تغییر دادن رویدادهای عملی در حسابداری مدیریت هستند و این سیستم ها منجر به استانداردهای بالا و اطلاعات کامپیوتری دقیق شده اند. بدیهی است که در چنین محیطی امکان بهره گیری از ابزارهای حسابداری مدیریت با ساختارهای سنتی میسر نیست.
در تحقیقی که شرکت سامیکس به بررسی «بهبود گزارشگری و گردش اطلاعات مالی در سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان» پرداخته است؛ متغیرهای این پژوهش به صورت مقایسه میانگین بین دو سیستم سنتی (جزیره ای) و جدید (یکپارچه) و در قالب پنج گروه فرآیند مالی مشتمل بر فرآیندهای حقوق و دستمزد و پشتیبانی، بازرگانی و تدارکات، تأسیسات و اموال، حسابداری عمومی و ممیزی، وصول و درآمد در چارچوب پنج شاخص اثربخشی شامل جمع آوری داده ها، پردازش داده ها، گزارش گیری نتایج، زمان بندی انجام فرآیند، انعطاف پذیری دسته بندی می شوند.
نتایج بدست آمده نشان داد که اجرای سیستم یکپارچه بر اثربخشی تمامی فرآیندهای مالی در مقایسه با سیستم سنتی، تفاوت معناداری داشته و در بین فرایندها نیز فرایند تدارکات و بازرگانی از بیشترین تأثیر برخوردار بوده است؛ همچنین به کمک این سیستم، دقت در ثبت داده های هر فرآیند افزایش، مدت زمان انجام کلیه فرآیندها کاهش و بر قابلیت اطمینان پردازش داده ها و اتکا به گزارشات استخراجی افزوده می شود.